---

EUROLAB “Cook Book” – Doc No. 12
Translated into Russian by LLC “Profilab” (Belarus, Minsk) (with the permission of EUROLAB)

“Поваренная книга” EUROLAB – Документ No. 12
Переведено на русский язык ООО “Профилаб” (Беларусь, г. Минск) (с разрешения EUROLAB)

---

Применение Excel в лабораториях при обработке данных

Скачать в формате PDF 
Настоящая «Поваренная книга» не предназначена для предоставления исчерпывающего руководства по всевозможному применению Excel в лабораториях. Она предназначена для раскрытия некоторых ключевых источников ошибок и для того, чтобы дать полезные советы как их избежать – тем не менее, для всестороннего понимания этого требуется более глубокое и подробное обучение.

Области применения – множество захватывающих и стимулирующих возможностей, но будьте осторожны

Вычисления
Excel используется в большинстве лабораторий в качестве основного средства для вычислений, — особенно при рутинных вычислениях, и интегрирован с шаблонами приложений (хотя, к сожалению, пользователь часто не имеет ни малейшего представления о том, что на самом деле стоит за ним). Важно, чтобы многие функции и возможности в Excel (включая более передовые вычисления с использованием макросов) использовались сознательно, систематически и под контролем!

Статистика
Одна специальная группа вычислений, которые Excel может легко выполнять, — это оценивание статистик и статистические критерии и т. д. Существует риск, что будет просто выбран инструмент с панели инструментов без знания, подходит ли он для конкретной цели, и не имея должного понимания правильной интерпретации результатов (к сожалению, средства HELP (Справки) для этих функций не очень хорошо разработаны или действительно полезны!).
Поэтому применение Excel для статистики требует базового понимания теории статистики и ее функций!

Анализ данных
Excel предназначен для обработки и (пере)группирования больших объемов данных не только для базовых и статистических вычислений, но также и для систематизирования или классификации данных, для нахождения любой когерентности набора данных, тенденций или воздействий влияющих фактором. Основными инструментами для этой цели в Excel являются сводные таблицы и связанные с ними диаграммы, но всегда необходимым условием для хорошего анализа является хорошее и тщательное планирование перед вводом данных.

Иллюстрации
Excel имеет по крайней мере около 100 различных типов диаграмм, которые можно использовать для визуализации данных и демонстрации любых возможных связей между наборами данных, а также их можно легко настроить с помощью встроенных мастеров (мастеров программного обеспечения). Однако большинство вариантов, как правило, не подходят для иллюстрации лабораторных данных. По этой причине следует обязательно быть уверенным в выборе правильной диаграммы для конкретной цели (например, калибровочная кривая), которая представит реальные данные и не столько предотвратит неправильную интерпретацию, сколько приведет к лучшему пониманию.

Хранение
Excel также можно использовать в качестве базы данных для сбора и хранения даже относительно больших объемов данных. Программа предлагает различные функции/функциональные возможности для ввода, сортировки, фильтрации, извлечения, восстановления и просмотра информации в базе данных. В лаборатории это главным образом относится к данным, которые многократно генерируются/собираются с течением времени, наряду с информацией, необходимой для дальнейшей обработки и оценки. Но то, что на первый взгляд выглядит как подходящая и простая таблица для сбора данных и информации, не обязательно является оптимальным способом систематизации данных в Excel!

Автоматизация
Многие сотрудники лабораторий воспринимают Excel как своего рода «черный ящик», в который они вводят данные и просто нажимают кнопку «Рассчитать», чтобы программа автоматически вставляла данные в другие электронные таблицы, выполняла некоторые вычисления, отображала результаты в соответствии с некоторыми предопределенными условиями, оценивала и давала комментарии и т. д., и т. д. Кто-то (возможно, много лет назад) создал приложение, которое выполняет задачу, используя все причудливые функциональные возможности Excel, но повседневный пользователь не понимает, что на самом деле происходит, как он может изменить процедуру, и что случится, если условия для фактических вычислений и оценки не являются приемлемыми…?

Способ представления
Excel не является отличным текстовым редактором, но у него есть многочисленные инструменты для форматирования и расположения текста, фона и цвета и т. д. для данных в электронных таблицах и диаграммах до того, как результат может быть напечатан в виде хорошего отчета. Однако лабораториям, которые нуждаются в представлении четких сообщений и информации для обоснования ключевых решений, необходимо использовать эти многочисленные опции для замысловатых макетов с осторожностью, чтобы проиллюстрировать и подчеркнуть содержание отчета, а не исказить само сообщение.

Excel – это фантастический инструмент для обработки данных – даже в испытательной лаборатории (хотя он специально не предназначен для этого) – но в лаборатории нужна осознанная стратегия, чтобы получить максимальную отдачу от его использования эффективным, надежным и безопасным способом.

Например, реализуя следующие принципы/рекомендации:

Планирование – это окупится, прежде чем вы начнете.

Некоторые утверждают, что «правило 80/20» также применимо к созданию новой электронной таблицы – т. е. тратится 80 % времени на планирование с бумагой и карандашом, а затем 20 % на фактическую реализацию приложения на компьютере, как например:

• Какие данные должны быть обработаны и как они должны быть введены в Excel (передача данных, импорт и ввод)?
• Какие вычисления должны быть выполнены, какие формулы и входные данные необходимы (включая любые константы)?
• Как следует представить результат и существуют ли какие-либо особые требования исходя из обеспечения качества и документации?
• Используется ли приложение регулярно – или только один раз – и кто его использует?
• Если данные должны быть сохранены и систематизированы, перед вводом данных должна быть создана подходящая таблица («список»)… и т.д.

Настройка приложений – для использования более чем «одним ботаником» в лаборатории.

Подумайте о применимости приложений Excel, например:

• уточнение того, где и каким образом должен осуществляться ввод данных;
• сделать использование приложений Excel, не требующее объяснений (на таком уровне, чтобы повседневный пользователь понимал действительную функциональность электронной таблицы),
• использование именованных ячеек и диапазонов ячеек, что облегчает чтение и понимание последующих формул,
• скрытие (если возможно) фоновых вычислений в скрытых ячейках конкретных «расчетных листов»,
• включение автоматических действий (с использованием логических функций, условного форматирования, проверки данных – и, если это уместно, даже функций массива и макросов), если это не противоречит логическим суждениям пользователей и потребности в персональных действиях,
• отслеживание больших объемов данных, путем их разделения на разные листы и файлы – и установление связей между ними удобным способом (что в то же время, вероятно, сократит время, необходимое для вычислений),
•  резервное копирование (защита) ячеек/диапазонов/рабочих таблиц перед сохранением приложения в качестве шаблона для будущего использования и т.д.

Документация – раздражающая, трудоемкая, но бесценная «бумажная работа»

Помимо того, что она является необходимой частью любой системы обеспечения качества, в которой используются приложения Excel, для повседневного использования может оказаться решающим, что функциональность данного приложения хорошо документирована. Это играет не последнюю роль, когда коллега, который разработал различные формулы и другие функции, больше не доступен. Excel предлагает несколько более или менее первоклассных функции:

• Написать пояснительный текст в ячейках рядом с формулами (например, используйте Редактор формул и уравнений, чтобы отобразить фактические формулы),
• Использовать инструмент комментариев, чтобы объяснить содержание ячеек,
• Распечатать рабочие таблицы в режиме «показать Формулы» и т.д.

Обеспечение качества – также электронные таблицы должны быть приведены в соответствии с правилами

Будучи интегрированной – и очень важной – частью всего процесса проведения испытаний в лаборатории, инструмент расчета в форме Excel также должен быть включен в деятельность по обеспечению качества, такую как проверка данных, документация и т. д.

• Проверить функциональность приложения путем ручной проверки расчетов
• Использовать (при необходимости) встроенные средства для пошаговых вычислений и отслеживания ошибок
• Контрольные записи исправлений в электронной таблице, к сожалению, не включены в функциональные возможности Excel, но должны быть установлены путем создания специальных макросов.

[Конечно частью обеспечения качества при использовании Excel также будет разработка и соблюдение политик и документированных процедур; см. следующий параграф]

Политики/процедуры – лаборатория должна в полном объеме контролировать использование этого мощного инструмента.

Многие сотрудники могут находить работу в Excel и разработку новых и лучших (!?) приложений интересной – и доставляющей удовольствие – задачей, что, конечно, можно рассматривать как положительный аспект, но в то же время, с точки зрения контроля, это может создать много проблем для фактического и согласованного использования Excel в лаборатории!

Поэтому для всех приложений Excel для обработки данных в испытательной лаборатории крайне важно, чтобы лаборатория установила свои собственные политики и соответствующие процедуры для контроля (даже ограничения) соблазна разрабатывать свои собственные приложения всевозможных направлений. Например, это должно/может охватывать такие темы, как:

• Кто несет ответственность за разработку (и пересмотр) приложений, которые используются для обработки данных в лаборатории?
• Для каких целей используется Excel в лаборатории?
• Как (на каком уровне) создается резервное копирование рабочих книг Excel?
• Как в лаборатории ведется статистика?

Обучение – вы всегда можете узнать больше об Excel

Excel часто рассматривается как инструмент, который люди могут легко освоить и изучить самостоятельно! Тем не менее, для всей организации в лаборатории часто бывает выгодно, чтобы сотрудники проходили специальное обучение по использованию Excel для лабораторных приложений (многий специфический функционал, функции и способы разработки приложений для работы с электронными таблицами, относящиеся к лаборатории, обычно не изучают на курсах Excel).

---

За перевод настоящей CookBook и любые дополнительные правки несет ответственность ООО «Профилаб» (Беларусь, г. Минск).

Документ, размещенные на сайте компании ООО «Профилаб», не могут быть распространены и тиражированы без официального разрешения ООО «Профилаб».

---