• Москва: +7-495-789-64-32
  • Санкт-Петербург: +7-812-649-75-04
  • +375-44-704-97-04
  • +375-17-275-97-04
  • info@profilab.by
  1. Profilab.by
  2. Введение в должность нового персонала

EUROLAB cookbook №11

В сотрудничестве с организацией EUROLAB мы осуществили перевод и публикуем серию материалов под названием EUROLAB Cookbooks. Данные материалы представляют собой краткие документы по вопросам качества, призванные помочь лабораториям соответствовать ISO/IEC 17025:2017

СМОТРЕТЬ ВСЕ МАТЕРИАЛЫ


EUROLAB “Cook Book” – Doc No. 11
Translated into Russian by LLC “Profilab” (Belarus, Minsk) (with the permission of EUROLAB)

“Поваренная книга” EUROLAB – Документ No. 11
Переведено на русский язык ООО “Профилаб” (Беларусь, г. Минск) (с разрешения EUROLAB)


Введение в должность нового персонала

Скачать в формате PDF pdf

История вопроса
Аккредитация лабораторий в соответствии с ISO/IEC 17025 является официальным признанием третьей стороной компетентности лаборатории при выполнении конкретных задач в рамках определенной области деятельности. Для обеспечения правильности и надежности испытаний и/или калибровок, выполняемых в лаборатории, ключевым является квалифицированный и опытный персонал. ISO/IEC 17025:2017 устанавливает требования к компетентности персонала; вводное обучение явно не упоминается. Однако в интересах лаборатории предусмотреть для нового персонала всестороннее и целевое введение в должность для быстрой интеграции новичков в рабочую среду, а также, чтобы их рабочая деятельность соответствовала требованиям качества лаборатории.

1. Цели и задачи вводного обучения

На этапе введения в должность новые коллеги получают необходимую информацию

  1. о выполнении задач, соответствующих уровню услуг лаборатории,
  2. о понимании организационной структуры и операционных процессов лаборатории, а также как внести вклад в выполнение миссии, политик и задач лаборатории,
  3. о взаимодействии с коллегами и
  4. о приобретении знаний и опыта и/или определения потребности в дальнейшем обучении для выполнения конкретных задач на новой работе, если необходимо.

Вводное обучение направлено на ознакомление работника с его работой. Это может привести к получению официального разрешения на работу с оборудованием, выполнению методов испытаний и калибровок, а это в свою очередь может зависеть от отчета об испытательном сроке.

2. Содержание и продолжительность вводного обучения

Содержание, продолжительность и практическая реализация вводного обучения зависит от сложности и природы лаборатории и, где уместно, от ее головной организации, а также от работы и квалификации нового персонала.
Вводное обучение обычно состоит их двух частей: общая часть охватывает аспекты, начиная от введения в рабочую среду, ее процессы и административные процедуры, безопасность и информатику до социальных аспектов и здоровья; персональная часть, которая адаптирована к конкретным требованиям к работе и учитывает должностные обязанности нового сотрудника.
Примерный перечень соответствующих элементов введения в должность для рассмотрения представлен в приложении.

3. Документация и записи

Условия для введения в должность нового персонала следует документировать как часть процедуры обучения персонала, процесса продвижения по службе и т. д.
Общая информация, выдаваемая в форме актуального справочного руководства, поможет новоприбывшим самим ознакомиться с внутренними процедурами и правилами.
Будет полезным создать комплект форм, которые бы охватывали различные темы вводного обучения.
Практический подход может заключаться в специализации отдельных форм для каждой из пяти тематических областей, подробно описанных в прилагаемом списке элементов введения в должность. При необходимости отдельные введения в должность – полученные из описания работы, распределения работы и перечня должностных обязанностей работника – документируются в отдельных формах. Ограничение форм одни листом на каждую тематическую область является практичным и борется с «раздуванием» документации.
Полезно разрабатывать формы таким образом, чтобы они могли одновременно служить и контрольными списками, и записями. Новоприбывший(ие) и инструктор(а) впоследствии заполняют формы по мере прохождения введения в должность. Различные формы по различным тематическим областям могут использоваться параллельно различными инструкторами. Каждая форма подписывается инструктором и обучаемым. Инструктор подписью подтверждает успешное завершение; подпись работника подтверждает понимание темы. Там, где это уместно, выдаются официальные разрешения, а также выявляются и документируются потребности в дальнейшем обучении в соответствии с процедурами лаборатории.
Должным образом заполненные и подписанные формы вносятся, например, в личное дело или учебную карту работника, и служат записями о завершении введения в должность, и, если уместно, как обоснование разрешения (на вступление в должность – прим.пер.). Такие официальные разрешения выдаются, например, для работы с контрольно-измерительными приборами, выполнения испытаний и/или определенных задач, и, включая любые уместные ограничения, должны быть доступны в повседневной работе

4. Эффективность вводного обучения

Эффективность вводного обучения следует оценивать и регистрировать в соответствии с процедурами лаборатории.
Если необходимы дальнейшее обучение или профессиональная подготовка, в конце введения в должность будет подготовлен план обучения. Это особенно важно, когда лаборатория ежегодно планирует потребности в обучении, а иначе новоприбывшие сотрудники не получат надлежащего обучения в соответствии с их индивидуальными потребностями.
Как часть введения в должность, может быть полезным установить механизм тренировки или обратной связи в течение первых месяцев. Достаточное время следует отвести также для регулярных обсуждений с непосредственным руководителем. Здесь двойная польза. Во-первых, новый персонал лучше вольется в свою повседневную работу и легче адаптируется к новому окружению и политике организации. Во-вторых, лаборатория извлекает выгоду из знаний, опыта и свежих идей нового сотрудника. Каждый новый сотрудник предоставляет возможность организационного обучения и совершенствования, которую лаборатории не следует упускать.

5. Заключение

Хорошо организованное вводное обучение, ориентированное на потребности нового работника, является упреждающим мероприятием, на которое стоит потратиться. Это окупается быстротой интеграции (в рабочую среду – прим.пер.) новоприбывшего, предотвращает или уменьшает возникновение отклонений и несоответствий в работе из-за отсутствия осведомленности или понимания соответствующих положений и процедур, а также с самого начала увеличивает способность нового сотрудника рационально и эффективно содействовать деятельности лаборатории, целям качества и улучшениям.
ПРИЛОЖЕНИЕ – Примерный перечень элементов, которые могут быть частью введения в должность персонала
Введение в должность следует планировать заблаговременно. Предварительные действия включают сообщения внутри организации об имени прибывающего сотрудника, дате прибытия, рабочем месте, именах методиста/непосредственного руководителя и соответствующих коллег, подготовке персонального приветственного пакета, назначение должности, установка рабочего стола, телефона, ПК, прав доступа, профиля пользователя, адреса электронной почты, внутренней службы электронной почты, обновленной организационной структуры, списка внутренних телефонов и т. д.
В общем, основные элементы вводного обучения фокусируются на следующих тематических областях:

1. Управление и общее руководство

  • Миссия, видение, ценности, политика, фирменный стиль, организационная структура, основные процессы
  • Защита персональных данных, кодекс хорошего административного поведения, заявления о неразглашение и конфликте интересов
  • Охрана, доступ в помещения, служебный бейдж, внутренний номер телефона и использование телефона, регистрация рабочего времени
  • Рабочее время, отпуск и больничный, правила командировки, канцелярские принадлежности
  • Обучение и продвижение по службе, оценка, цели, перечень обучения
  • Переписка, принятые шаблоны, использование электронной почты и политики, встречи, посетители
  • Процедура закупки, процедура запроса на проведение работ
  • Библиотека, конференции и семинары

2. Система менеджмента качества

  • Структура системы менеджмента качества и функции ответственного
  • Управление документами и записями, инициалы и подписи
  • Объяснение процедуры внутреннего аудита, процедуры обращения с несоответствующей работой
  • Рабочие инструкции и требования по использованию аналитического оборудования, пипеток, весов, инструкций по эксплуатации и журналов для служебных записей
  • Рабочие инструкции по методам испытаний, положения об утверждении и выдаче результатов испытаний

3. Информационные технологии, безопасность и защита данных

  • Информационная безопасность, права доступа, имя пользователя и пароль, использование сети, корпоративной сети, видеоконференции, беспроводные средства
  • Объяснение программных приложений, используемых для управления данными персонала
  • Лабораторное программное обеспечение (LIMS), обработка и оценка данных, хранение и резервное копирование данных лаборатории, механизм подтверждения и авторизации
  • Положения о защите данных и конфиденциальности

4. Работа лаборатории, административно-хозяйственная деятельность, гигиена и безопасность труда, окружающая среда

  • Меры по контролю качества
  • Инструкции (Руководства) по безопасности, ответственный персонал в лабораториях и зданиях
  •  Рабочая смена в лаборатории и правила доступа, пояснение правил техники безопасности и работы с оборудованием (лабораторные халаты, перчатки, защитные очки, душ для глаз, душевые для тела, медицинские аптечки, телефон первой помощи, устройства сбора разлитой жидкости)
  • Аварийная сигнализация и инструкции при аварийных ситуациях, аварийный вызов и номера телефонов, пожарная команда, огнетушитель, аварийные выходы, места сбора (пожар, эвакуация)
  • Процедура уборки в лаборатории, обращение с опасными веществами, шкафы с химикатами и помещение для хранения химикатов, пояснение по хранению и применению газов, сбор и освобождение от химических отходов
  • Универсальный магазин, мастерская, конструкторский отдел
  • Эргономика, ограничение для курения

Обратите особое внимание: Лабораториям, входящие в состав организаций, сертифицированных по ISO 14001 и/или OHSAS 18001, следует подтвердить соответствующие аспекты в обеспечении положений, установленных в части защиты окружающей среды, гигиены и безопасности труда.

5. Социальное обеспечение

  • Комитет персонала, профсоюзное представительство
  • Медицинское обслуживание, социальное страхование
  • Перерывы на кофе/чай и обеденные перерывы, часы работы кафетерия
  • Клубы для персонала и мероприятия, детский сад

За перевод настоящей CookBook и любые дополнительные правки несет ответственность ООО «Профилаб» (Беларусь, г. Минск).

Документ, размещенные на сайте компании ООО «Профилаб», не могут быть распространены и тиражированы без официального разрешения ООО «Профилаб».


РАЗРАБОТКА/ВАЛИДАЦИЯ МЕТОДИК

Выполним работы по разработке Методик измерений

ПОДРОБНЕЕ ОБ УСЛУГЕ

РАЗРАБОТКА  Методик оценивания неопределенности

В комплекте с автоматизированным расчетом

ПОДРОБНЕЕ ОБ УСЛУГЕ

Подпишитесь на рассылку Профилаб: